メールの有効性|ペーパーレス化実現【ウェブメール・ファイル共有で業務効率up】

メールの有効性

メール

どの端末からでも利用できる柔軟性

ウェブメールは、何といってもあらゆる端末から受信メールを閲覧できるのがメリット。ネットがつながる機器なら、パソコン・スマホ・タブレットと閲覧できる機器を選びません。また、ネットの力でメールの未読と既読の情報も共有化されるので、どの端末からアクセスしても、最新の状態で内部を閲覧できます。

外国語で返信しても文字化けが起きにくい!

ウェブメールは、UTF8対応なので英語や第二外国語で記載された文書も文字化けしにくいので、海外の企業とのやり取りも対等にできます。それに、HTMLメールへの切り替えもスピーディーにできるので、使いやすさ抜群です。

機器を買い替えてもアカウントは生きている!

パソコンやスマホの老朽化で、機器そのものを買い替えざるを得なくても、ネット内でアカウントは生きたままです。いちいち、新しいメールアドレスを設定しなおさなくても良いので、新しい機種が手元に届いても、すぐ届いたメール内容を閲覧できます。

有効なウェブメールの利用方法

メールの仕組みは2通りほど

実は、ウェブメールにはPOP3・IMAPの形態があります。どちらも、端末から自由にメールを閲覧できますが、管理に関しては機能的に大きく異なります。POP3は、自由に受信ボックスを設定できますが、IMAPは1つのボックスのみの受信となるので、双方の特性を十分にチェックした上で、利用すべき形態を選んでください。

アカウントは複数持つ 

IMAP式のウェブメールなら、1アカウントに対して1つの受信フォルダーですが、アカウントそのものは複数作り出せます。クライアント用と社内用と使い分けられる特性を有しています。

検索エンジンのメール使用もアリ!

検索エンジンのウェブメール機能は、基本的にはIMAPですが設定変更によってPOP3形態での利用も可能です。アカウント設定で、POP3のメールアカウント追加も受付けてくれるので、わざわざ複数のアカウントを作らなくても、自由にメールアドレスの使い分けが可能です。

チャットシステムと使い分け

ウェブメールは、業務の日報やクライアントへの連絡、チャットシステムは社内でのちょっとしたお知らせや共有事項と用途を使い分ければ、高い情報伝達が可能です。チャットシステムもウェブメール同様、無料のものもあるので、特別経費に負担をかける心配がほとんどありません。

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