世は大電子媒体時代!

ペーパーレス化を実現できれば、消費する紙の使用量を最小限に抑えられるのと同時に、コスト削減・業務遂行スピードもアップさせられます。ウェブメールやファイル共有などのシステム使用浸透化に成功できれば、先ほど上げたメリットを実現可能です。

社内をペーパーレス化にする前準備

基準作りが重要!

社内のペーパーレス化は、簡単そうに見えて意外と難しいので、最初のルール整備が欠かせません。ファイル共有システムやWeb上のノート機能を利用する場合、タイトルや共有日を必ずつけると言ったルールを設けておけば、共有スペースがごちゃごちゃにならずに済みます。

スキャンした後は早く処理

ペーパーレス化しても、外部から紙媒体のものが舞い込んでくるのは仕方ありません。社内のルールを外部の人にも共有するわけにもいかないので、受け取ったら、複合機やスキャナーで電子媒体で保存してからシュレッターで処分する習慣を身につけてください。ただし、紙媒体のものでも残すべきものも出てくるので、保管対象物をあらかじめ設定してください。また、電子媒体化した後は、誤削除でデータが消え去らないよう、バックアップも取っておいた方が良いです。

受取った順で保管する

データを受取った順で保管すれば、必要になったときにすぐ見つけられます。スキャン時した後に、すぐタグをつける習慣も浸透させるのも有効な手段。スピーディーさが求められる現代のビジネスを体現化した職場環境が整えられます。

ソフトウェアと複合機を使えば電子化が楽

受取った紙媒体の資料を簡単かつスピーディーに電子化したい場合は、複合機と併用できるソフトウェアに頼るのがおすすめ。コピー感覚でスキャンが出来るので、機械操作が苦手なスタッフでも失敗しにくいです。また、大量の紙媒体資料が届いても、迅速にスキャンできるので、すぐに自身の仕事に戻れます。

ソフトウェアで手書きのようなデザインも作れる! 

ソフトウェアを用いれば、電子化した紙媒体データに、マーカーやスタンプをつけられます。加工・編集ツールを用いれば、実物の紙媒体と同じ感覚で編集作業が行なえます。電子媒体内での作業なので、失敗してもやり直しがききやすいです。

これも便利!ペーパーレス化推進ツール3選

no.1

ワークフローシステム

システム上で申請書の情報や業務の手順に関する資料を保管しておけるシステム。クラウド内に会社にまつわる資料を保管しておけるので、内部や外部監査で対象となる書類準備時間を最小限に抑えられます。

no.2

文書管理システム

紙媒体で受け取った申請書類をクラウド内で保管できるシステム。今まで受け取った書類を検索でスピーディーに見つけられるので、業務で必要な書類を探すのに時間がかかりにくくなります。また、保存設定をすれば、自動で削除されるので不要な資料を溜めずに済みます。

no.3

名刺管理アプリ

ビジネスで大量に受け取る大量の名刺の個人情報を管理出来るアプリで、無料で導入できるので経費的な負担はありません。アプリによっては、受け取った名刺を時系列順で整理できます。

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ツールの有効活用

PCを操作する人

紙媒体メインからデジタル媒体メインの時代へ

社内のペーパーレス化で、ウェブメールやファイル共有システムでのデータやり取りは、社内のあらゆる無駄を排除してくれます。需要な通知事項や資料を時差なくスタッフ全員に共有できます。紙媒体データの紛失トラブル防止、セキュリティ強化に至るまで利便性は高めです。

情報の伝達速度がアップ!

サーバー内に保管している電子データでも、検索機能を扱えば迅速にダウンロードができます。会議や普段の仕事で必要になった場合、パソコンを開いてさえいればすぐに利用できるので、業務の迅速化が実現できます。

紙使用率が減り地球に優しい!

何より、ファイル共有やウェブメールをメインに扱えば、社内で紙の使用量を最小限に抑えられるので、エコな会社運営も実現できます。業務の迅速化の副産物として、クリーンな企業イメージを構築できます。

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